در طول حیات شرکت اوضاع و احوال حاکم بر آن به طور دائم تغییر می کند. تمامی تغییرات بعدی مربوط به شرکت اعم از تغییرات اساسنامه ، افزایش یا کاهش سرمایه، ورشکستگی، ابطال، تصفیه، تقسیم اموال و … باید به ثبت برسد.
ثبت تغییرات شرکت ها به صورت اینترنتی در سامانه اداره ثبت شرکت ها و با ارائه صورتجلسه ممکن است. چنانچه شرکتی قصد دارد بطور همزمان چند تغییر در شرکت ایجاد کند مثلا تغییر آدرس، تغییر در سهام و… باید به طور جداگانه برای هر کدام صورتجلسه تنظیم کند و برای هر کدام از آنها بطور مجزا پذیرش بگیرد.
برخی تصمیمات مانند تغییر نشانی شرکت ، تغییر دارندگان حق امضا ، تاسیس یا تغییر شعبات شرکت ، تعیین مدیر عامل و … می تواند در جلسه هیات مدیره انجام شود که برای آن بایستی صورتجلسه هیات مدیره تنظیم و به امضای اعضای هیات مدیره برسد.
برخی دیگر مانند تعیین اعضای هیات مدیره، تصویب تراز سود و زیان سالانه شرکت ، انتصاب بازرسین ، نقل و انتقال سهام ، افزایش یا کاهش سرمایه و … در جلسات مجمع عمومی که با حضور سهامداران ( شرکا) تشکیل می شود انجام می پذیرد.
بنا به تجویز ماده 106 در مواردیکه تصمیمات مجمع عمومی متضمن یکی از امور ذیل باشد یک نسخه از صورت جلسه مجمع باید جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت ها ارسال گردد.
1. انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان
2. تصویر ترازنامه
3. کاهش یا افزایش سرمایه
4. تغییرات اساسنامه

لینک منبع:مدارک لازم جهت تغییرات شرکت ها و ثبت صورتجلسات شرکت ثبت شرکت نیک