داشتن دفاتر تجاری برای تنظیم و ترتیب اداره امور تجار و شرکت های تجاری مفید و قانوناَ لازم است. تعیین وضع دارایی و نگاهداری حساب سود و زیان و تهیه ترازنامه، بر اساس این دفاتر به عمل می آید. به علاوه دفاتر مذکور در تشخیص و تعیین مالیات، مورد استفاده ممیزان مالیاتی قرار می گیرند و نیز در تعیین نوع ورشکستگی تاجر و شرکت تجاری، می توانند ملاک باشند.
به موجب ماده 6 قانون تجارت، دفاتری که داشتن آن ها برای تجار ( و شرکت های تجاری ) الزامی است عبارتند از :
– دفتر روزنامه .
– دفتر کل.
– دفتر دارایی.
– دفتر کپیه .
دفاتر دیگری به نام های دفتر صندوق، دفتر انبار و غیره وجود دارد که قانون تجارت ، تصریحی در الزام به داشتن آن ها ندارد. این دفاتر ، دفاتر معین نامیده می شوند و برخی از تجار و شرکت های تجاری از آن ها استفاده می کنند.

شماره گذاری ، امضاء و پلمپ دفاتر تجاری
چون دفاتر تجاری ، سندیت دارند و دلیل محسوب می شوند برای حفظ اعتبار و مصون داشتن آن ها از تقلب و دست بردن احتمالی، شماره گذاری صفحات و امضاء و پلمپ آن ها ، لازم شده است.
دفاتر تجاری به استثناء دفتر کپیه ، قبل از آن که چیزی در آن نوشته شده باشد، باید توسط نماینده اداره ثبت ، امضاء شود. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست . ولی باید اوراق آن، دارای شماره ترتیبی باشد. در موقع تجدید سالیانه هر دفتر ، مقررات مزبور رعایت خواهد شد.
امضاء و پلمپ دفاتر تجاری، در تهران توسط اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری و در خارج از تهران توسط متصدی مخصوصی که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می گردد، انجام می شود.

شماره گذاری ، امضاء و پلمپ دفاتر تجاری ثبت شرکت نیک